Persondatapolitik

Persondatapolitik, 1. udgave, senest ændret 23/6-2018

De Studerendes Vandreklubs dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

De Studerendes Vandreklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

  • Kontaktperson: Maria Enghøj Hansen
  • Adresse: Vognmandsmarken 66, 3. tv., 2100 København Ø
  • Telefonnr.: 25121523
  • Kontaktmail: persondata (snabel-a) vandreklub (punktum) dk
  • Foreningens hjemmeside: http://www.vandreklub.dk
  • Foreningens CVR-nummer: 29718040

Behandling af personoplysninger

Vi registrerer og behandler følgende personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger:

Almindelige personoplysninger:

Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, kontingentbetalingsdatoer, telefonnummer, fødselsdato, email-adresse og om man er studerende eller ej.

Her indsamler vi oplysninger fra

Vi indsamler kun de oplysninger som du giver os ved fx indmeldelse i foreningen og ved kontingentbetaling.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, antager vi at barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • Behandling efter lovkrav

Formålene med behandling af medlemsoplysninger er følgende:

  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • I forbindelse med regnskab og ansøgning om foreningstilskud
  • Afholdelse af sociale arrangementer, samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Hvem har adgang til dine personoplysninger

Få personer i foreningen, der varetager medlemsadministration mv., bl.a. kassereren, formanden og den hjemmesideansvarlige, har adgang til at læse og redigere samtlige oplysninger i medlemsregistreret.

For at kunne opfylde foreningens formål på bedste vis er udvalgte personoplysninger desuden tilgængelige for alle medlemmer eller er offentligt synlige på hjemmesiden:

  • Alle medlemmer kan søge i medlemsregistreret og få oplyst andre medlemmers kontaktoplysninger (medlemsnummer, navn, adresse, telefonnummer og email-adresse). Formålet hermed er, at turdeltagere let skal kunne komme i kontakt med hinanden samt at lette turarrangørers administrative arbejde. Det er kun muligt at søge i medlemsregistreret, når man som medlem er logget ind på hjemmesiden med gyldigt personligt login, og det er kun muligt at fremsøge kontaktoplysninger på nuværende medlemmer.
  • Turarrangørers kontaktoplysninger (medlemsnummer, navn, email-adresse og telefonnummer) er synlige for alle på kalenderopslag på foreningens hjemmeside. Formålet hermed er, at interesserede kan komme i kontakt med turarrangøren. Kalenderopslaget, og dermed kontaktoplysninger, kan ses af alle der kigger på hjemmesidens kalender. Foreningen tilbyder, at potentielle medlemmer kan deltage på en prøvetur inden indmelding i foreningen. Ikke-medlemmer skal derfor også kunne komme i kontakt med turarrangøren. Turopslag slettes ikke, men kontaktoplysninger på turarrangører vil ikke være synlige efter udmelding.

Endvidere kan medlemmerne lægge billeder fra arrangementer i foreningen på foreningens hjemmeside. Disse billeder er synlige for alle. Hvis medlemmer uploader billeder af andre personer, hvor personerne er genkendelige, forventes det, at der er indhentet accept fra disse personer til at billedet offentliggøres.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Vi opbevarer dog oplysninger på medlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du fx henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, fx Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Privatlivspolitikken er udarbejdet på baggrund af en vejledning udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab.